Del Modo de Llevar el Protocolo de Anexos

DEL MODO DE LLEVAR EL PROTOCOLO DE ANEXOS

Aníbal A. Ruiz Armijo

(4 de diciembre de 2018)

Con respecto a la cuestión del Protocolo de Anexos, pienso lo siguiente:

La mayoría de los notarios incorporan estos documentos directamente en el Protocolo Corriente, lo que a mi juicio es una práctica viciada, pues en el sistema de instrumentos «encadenados» que sigue la legislación nicaragüense (en el que el instrumento posterior debe redactarse a continuación del instrumento anterior, dejando tan solo el espacio necesario para las firmas de los comparecientes y el notario [art. 21 num. 3° L. del N.]), tal práctica rompe el orden legal de la foliación del Protocolo Ordinario (art. 21 num. 1° L. del N.).

Como dice el doctor Ramón Román, esto «claramente nos indica que ningún elemento extraño a los oficios del protocolo ha de interponerse en la colección de escrituras y demás documentos protocolizados [esto último se refiere a las actas de protocolización reguladas en los arts. 61-66 L. del N.]; las escrituras y actas van una tras otra, sin dar lugar a espacios y elementos extraños entre ellas, de conformidad con el artículo en mención» [el doctor Román se refiere a la disposición del art. 21 num. 3° L. del N.].

En mi muy personal opinión, la manera correcta de manejar el Protocolo de Anexos es como sigue:

1) El Protocolo de Anexos  se lleva como una colección o legajo perpetuo, a diferencia del Protocolo Ordinario que es anual (art. 18 L. del N.). Es decir, el Protocolo de Anexos es único (nunca se cierra), y se lleva aparte del Protocolo Ordinario (así debe entenderse las disposiciones art. 20 L. del N.). La justificación de por qué es perpetuo y no anual es que la necesidad de dejar ciertos documentos bajo custodia del notario en calidad de anexos es de relativamente baja ocurrencia.

2) El notario debe agregar los documentos originales (certificaciones de actas, testimonios de poderes especiales para un único acto, testimonios de poderes especialísimos, etc.) al Protocolo de Anexos en el orden cronológico en que los recibe, foliándolos de corrido (art. 20 L. del N.). Aunque la Ley no lo prevé, es lógico y conveniente que el notario vaya formando un índice de ellos (también perpetuo), con una breve descripción de su contenido, indicando el folio del Protocolo de Anexos en que se conserva.

3) Aunque la Ley no lo prevé, también es de lógica y conveniencia que a cada documento original que se agregue al Protocolo de Anexos el notario ponga razón remitiendo al folio del Protocolo Ordinario, y número de instrumento (escritura pública o acta notarial) con el que se relaciona el documento custodiado en el  Protocolo de Anexos.

4) También es de lógica (no de ley) que en la matriz del instrumento público con el que se relaciona el documento anexado, el notario indique expresamente que el original queda bajo su custodia en el Protocolo de Anexos.

El ejemplo de cajón sería la certificación de un acta de asamblea general de socios de una sociedad anónima que un compareciente presenta como documento habilitante para otorgar un negocio de apoderamiento en representación de la sociedad.

En este caso, el notario debe insertar literalmente en la matriz en la escritura del poder ese documento (sea de forma íntegra o únicamente en sus partes conducentes), indicando que dejará el original incorporado al Protocolo de Anexos.

Luego, el notario agregará ese documento al Protocolo de Anexos, foliándolo como corresponda, poniendo a su pie o al margen la razón de que se habló en el numeral 3), y lo añadirá al índice perpetuo como se habló en el numeral 2).

Igual debe procederse cuando los documentos originales a custodiar en el Protocolo de Anexos se refieran a instrumentos autorizados en el Libro de Matrimonios o en el Libro de Divorcios, pues estos también son Protocolos, aunque tengan carácter especial.